Ratgeber: Zeitmanagement – Wie Sie sich selbst organisieren
Die zu Verfügung stehende Zeit produktiv zu nutzen ist eine wahre Kunst. Schließlich lauern im Arbeitsalltag ebenso wie im Privatleben zahlreiche potentielle Ablenkungen, die Effizienz und Effektivität hemmen. Anstatt sich unter Druck zu setzen und alle Aufgaben möglichst schnell und sofort zu erledigen, empfiehlt es sich, kurz inne zu halten und sich zu fragen, was ist gerade wichtig?
Ursachen für fehlendes Zeitmanagement
Eine Hauptursache für fehlendes Zeitmanagement ist vorrangig, dass die meisten Menschen keine Unterscheidung zwischen einer dringlichen und einer wichtigen Aufgabe erkennen. Eine andere ist ineffizientes, nicht fokussiertes Arbeiten an den Aufgaben. Vor allem das weit verbreitete Multitasking im modernen Berufsleben ist oftmals ein "Zeitkiller".
E-Mails, Chat-Nachrichten und Anrufe führen dazu, dass die Konzentration auf eine Aufgabe ständig unterbrochen wird. Das wiederholte Beginnen einer komplexen Arbeit kostet jedoch viel Zeit. Die Vielzahl an Aufgaben, Informationen und Ablenkungen im modernen Berufsalltag lassen uns leicht die Übersicht verlieren, welche Aufgabe gerade oberste Priorität hat.
Fehlkalkulationen beziehungsweise Überstunden sind die Folge. Dies hat wiederum häufig Auswirkungen auf das Privatleben. Ihre Familie beklagt sich über ständige Abwesenheit. Ihnen fehlt die Zeit für sich selbst, für ungetrübte Muße oder Ihre Hobbys.
Drei mögliche Schlüssel zum Erfolg
Es gibt verschiedene Methoden, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren und alle Arbeiten unter einen Hut zu bekommen.
Drei dieser Methoden möchten wir Ihnen nun kurz vorstellen. Bewerten Sie für sich selbst, was für Sie hilfreich ist. Und betrachten Sie die Methoden nicht nur separat. Überlegen Sie auch, ob Sie sie miteinander kombinieren können.
- Eisenhower-Methode
Benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower, geht es bei dieser Methode darum, Aufgaben in verschiedene Quadranten einzuteilen. Der Methode liegt die Unterscheidung in Wichtigkeit und Dringlichkeit zugrunde.
Im ersten Quadranten sind Dinge einzuordnen, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Diese Dinge können nicht aufgeschoben werden und haben oberste Priorität. In aller Regel sollten Sie diese möglichst schnell selbst erledigen.
Im zweiten Quadranten finden sich Dinge, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Hier geht es zum Beispiel um Weiterbildungen, Beziehungsarbeit, Vorbereitung und strategische Planung. Hier ist es hilfreich sie exakt zu terminieren, um sie dann konzentriert umsetzen zu können.
Der dritte Quadrant beinhaltet all die Dinge, die nicht wichtig, aber dringend sind. Viele Telefonate, Meetings oder dergleichen fallen darunter. Prüfen Sie, welche dieser Aufgaben sie selbst erledigen müssen und was Sie ggf. delegieren können.
Dinge, die sich im vierten Quadranten befinden, sind weder dringlich noch wichtig. Hier sollten Sie prüfen, ob eine Bearbeitung tatsächlich sinnvoll ist oder nur reine Zeitbeschäftigung bzw. Ablenkung von anderen Aufgaben.
- ABC-Methode
Bei der ABC-Methode unterteilen Sie Ihre zu erledigenden Aufgabe in die drei Kategorien A, B und C.
A-Aufgaben sind nicht delegierbar und haben oberste Priorität. Es empfiehlt sich ein bis zwei A-Aufgaben täglich zu erledigen.
B-Aufgaben sind teilweise delegierbar und haben mittlere Priorität. Zwei bis drei B-Aufgaben sollten Sie täglich erledigen.
C-Aufgaben beanspruchen oft den Großteil der Zeit. Telefonate, Papierkram und Routinearbeiten fallen darunter. C-Aufgaben sind Aufgaben, deren Ertrag in keinerlei Verhältnis zum Arbeitsaufwand steht, die aber dennoch nicht weggelassen werden können. Wenn möglich, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.
- ALPEN-Methode
Mit der ALPEN-Methode erstellen Sie strukturiert einen Tagesplan, der Sie bei der effizienten Erledigung Ihrer Arbeit unterstützt. Der Name dieser Methode leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der notwendigen Arbeitsschritte ab.
A = Aufgaben
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Aufgaben und Termine. Kalkulieren Sie hierbei auch unvorhergesehene Aufgaben ein. Denken Sie nicht nur an die Tagesaufgaben, sondern auch die Wochen- und Monatsaufgaben.
L = Länge
An diesem Punkt müssen Sie den Zeitaufwand für die zu erledigenden Aufgaben einschätzen und entsprechend im Tagesplan einkalkulieren. Das Festlegen von persönlichen Terminen und Fristen hilft Ihnen, Aufgaben pünktlich zu beenden und nicht ungewollt länger an bestimmten Dingen zu arbeiten.
P = Puffer
Es empfiehlt sich, nicht den vollständigen Arbeitstag komplett zu verplanen, sondern möglichst 40 % Puffer für Unerwartetes einzuplanen.
E = Entscheidungen
An dieser Stelle sollten Sie entscheiden, wie Sie die Aufgaben priorisieren und welche Aufgaben delegiert werden können. Hierfür können Sie z.B. auch von der ABC-Methode Gebrauch machen.
N = Nachkontrolle
Die Nachkontrolle beinhaltet, die Ergebnisse der bereits erledigten Aufgaben zu kontrollieren.
Grundzüge erfolgreichen Zeit- und Selbstmanagements
Die strukturierte Planung und effiziente Erledigung Ihrer Aufgaben können Sie sowohl im Beruf erfolgreicher als auch im Leben glücklicher machen.
Wenn Sie hieran aktiv arbeiten möchten, können ganz am Anfang damit beginnen, ein Tagebuch über Ihren Arbeitsalltag zu führen. So finden Sie heraus, wo Optimierungsbedarf besteht.
Neben dem richtigen Zeitmanagement und der zugrundliegenden Entscheidung, ob Aufgaben wichtig und dringlich sind, ist einer der wichtigsten Grundzüge "Nein" sagen zu können. Sind Sie in der entsprechenden Position, sollten Sie außerdem lernen, zu delegieren.
Sollte Ihnen das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter fehlen, hinterfragen Sie warum. Liegt es an mangelnder Kompetenz oder haben Sie das Gefühl, dass nur Sie diese Aufgaben zufriedenstellend erledigen können? Im ersten Fall wäre zu überlegen, wie Sie entsprechende Kompetenz bei Ihren Mitarbeitern aufbauen können. Ist letzteres der Fall, sollten Sie unbedingt lernen, Aufgaben loslassen zu können.
Fazit
Effizienz und Effektivität im Arbeitsalltag sind meist wichtige Erfolgsfaktoren für die eigene Karriere. Darüber hinaus können sie Ihre persönliche Zufriedenheit sehr positiv beeinflussen. Lernen Sie, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Wichtigkeit und Dringlichkeit richtig einzuordnen. So optimieren Sie nicht nur Ihr Zeitmanagement im Beruf, sondern schaffen auch privat gute Voraussetzungen für mehr Lebensqualität und Freizeit.
