Was die DSGVO für Recruiting und Active Sourcing bedeutet

Ab Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie soll den Datenschutz in Europa vereinheitlichen und löst die bisherigen nationalen Regelungen ab. Welche Auswirkungen bringt dies für das Personalwesen mit sich?

Gerade im Personalwesen werden jede Menge Bewerber- und Mitarbeiterdaten gesammelt, gespeichert und verarbeitet. Daher begründet die DSGVO auch hier Handlungsbedarf. Einen schönen Überblick über die wesentlichen Punkte bietet ein ausführlicher Artikel auf dem Blog personalmarketing2null.

Autor Henner Knabenreich beschreibt nicht nur den allgemeinen Anwendungsbereich der neuen DSGVO, er geht auch auf die einzelnen Aspekte ein. So hat beispielsweise allein die Form der Bewerbung Einfluss darauf, ob explizit eine Einwilligung zur Verarbeitung der Bewerberdaten vom Bewerber eingeholt werden muss.

Bei einer normalen Stellen-Bewerbung ist dies in der Regel nicht erforderlich. Wird die Bewerbung jedoch über ein Online-Formular erfasst und anschließend z.B. im Rahmen eines Talent-Pools gespeichert, muss der Bewerber dem nochmals explizit zustimmen. Hierbei reicht es nicht aus, lediglich einen Hinweistext im „Kleingedruckten“ zu platzieren.

Interessant sind auch die Auswirkung auf das sogenannte Active Sourcing. Vordergründig könnte es laut DSGVO gar nicht mehr stattfinden, da vor der proaktiven Kontaktaufnahme zu potentiellen Kandidaten durch Arbeitgeber oder Personaldienstleistungsunternehmen zuerst eine Einwilligung des Angesprochenen vorliegen müsste. Zum Glück gäbe es jedoch keine Regel ohne Ausnahme, so der Autor.

Daher sei in diesem Fall die aktive Kandidatenansprache doch möglich. Die Daten-Verarbeitung ist nämlich auch rechtmäßig, wenn „die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist.“ Und berechtigte Interessen gäbe es in diesem Fall gleich zwei: Die des Unternehmens, welches ein berechtigtes Interesse hat, die ausgeschriebene Stelle mit den bestmöglichen Kandidaten zu besetzen. Und die des Kandidaten, der das berechtigte Interesse hat, den bestmöglichen Job angeboten zu bekommen.

Formsache, aber ebenfalls ein weiterer wichtiger Punkt sei eine vollständige und leicht zugängliche Datenschutzerklärung. Hier gibt der Artikel einen Überblick über die wesentlichen Punkte und bietet auch eine Muster-Datenschutzerklärung an.

Da bei Nichteinhaltung der DSGVO nicht unerhebliche Strafen drohen, empfiehlt Knabenreich, sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Dies erfordert Mühe, biete aber auch die große Chance, die vorhandenen Rekrutierungs-Prozesse einmal grundlegend zu durchleuchten und zu verbessern.

Den gesamten Artikel mit weiteren Hinweisen zur Anwendung der DSGVO im Personalwesen können Sie hier einsehen.