So gelingt das Onboarding neuer Mitarbeiter

12.09.2023

Talente zu gewinnen, ist erst der Anfang. Sie zu halten und zu motivieren, erfordert ein gutes Onboarding. Dann werden neue Mitarbeiter zu engagierten Leistungsträgern. Hier ein paar Tipps für einen gelungenen Onboarding-Prozess.

Warum ist eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig?

Qualifizierte Mitarbeiter werden mit viel Zeit- und Kostenaufwand rekrutiert. Umso wichtiger ist es, sie auch zu halten und weiterzuentwickeln. Sie müssen sich gut aufgenommen fühlen und von Anfang an Perspektiven haben, ihr Potenzial zu entfalten. Der beste Weg dazu ist eine umfangreiche Einarbeitung.

Hierbei spielt nicht nur der fachliche Aspekt eine Rolle, sondern auch die soziale und emotionale Integration in das Unternehmen.

Onboarding: der erste Arbeitstag

Empfange deine neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag mit Wertschätzung. Sorge dafür, dass sie sich direkt gut aufgenommen fühlen und in ihre Rolle im Unternehmen einfinden können.

• Dies fängt direkt beim Betreten des Unternehmens an. Wenn die Mitarbeiter am Werkstor oder Empfang informiert sind, hinterlässt das bereits einen guten ersten Eindruck.
• In der Abteilung angekommen, solltest du den Neuzugang herumführen und seinen Kollegen vorstellen. Plane hierfür genug Zeit ein! Allzu häufig beschränkt sich die Einführung auf einen schnellen Spurt durch die Flure und ein flüchtiges „Hallo“. Noch schlimmer: Es wird ganz auf sie verzichtet.
• Der Arbeitsplatz selbst sollte ebenfalls vorbereitet sein. Wenn sich die Einrichtung von PC, E-Mail, Telefon etc. über mehrere Tage hinzieht, bekommt die Motivation gleich einen kräftigen Dämpfer.
• Kümmere dich gerade in den ersten Tagen besonders intensiv um den neuen Kollegen. Für Fragen zur Arbeit sollte stets jemand erreichbar sein. Das gilt auch für Pausen und das Mittagessen. Bestimmt lässt sich etwas organisieren, damit „der Neue” nicht allein in die Kantine gehen muss.

Onboarding: die Einarbeitung

• Ein systematischer Einarbeitungsplan erleichtert dir und deinem neuen Kollegen den Start. Er findet sich besser zurecht und wird schneller produktiv mitarbeiten können. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit und Identifikation mit dem neuen Job.
• Hierzu gehört auch, dass du Ziele und Erwartungen klar und deutlich formulierst. Ebenso muss geklärt sein, welche Verantwortlichkeiten im Unternehmen bestehen und wer was zu sagen hat. Ideal ist die Begleitung durch einen festen Ansprechpartner, der als Onboarding-Pate in den ersten drei bis sechs Monaten zur Orientierung und bei Fragen zur Verfügung steht.
• Neben der Formulierung von Zielen und Erwartungen sind regelmäßiges Feedback und ein häufiger Austausch im Onboarding unverzichtbar. Erste Erfolge sollten besondere Wertschätzung erfahren, Probleme und Schwierigkeiten zeitnah besprochen und ausgeräumt werden.

Motivationskiller im Onboarding: 5 typische Fehler und wie du sie vermeidest

Die Anfangsmotivation neuer Mitarbeiter ist meistens beeindruckend. Das kann sich jedoch rasch ändern, wenn es beim Onboarding klemmt. Darauf solltest du in den ersten Tagen und Wochen unbedingt achten:

Onboarding-Fehler 1: Die Ausstattung ist nicht vorbereitet.

Um den Schwung des Neubeginns mitnehmen zu können, muss dein neuer Mitarbeiter gleich loslegen können. Zeige, dass du dich wirklich auf ihn gefreut hast und alles für einen reibungslosen Start bereit ist.

Kurze Checkliste:

• Arbeitsplatz bereitstellen
• Arbeitsmittel wie Laptop/Computer oder notwendige Werkzeuge
• Zugänge und Softwarekonfigurationen
• E-Mail-Adresse
• Telefon, ggf. zusätzliches Mobiltelefon
• Schreibmaterial etc.
• ggf. Visitenkarten

Auch wenn das für dich banal klingt: Als neuer Mitarbeiter kennt man die internen Prozesse nicht und ist ohne diese Vorbereitungen erst einmal aufgeschmissen.

Onboarding-Fehler 2: Niemand hat Zeit am ersten Arbeitstag

Termindruck ist weit verbreitet und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfordert zuerst einmal Zeit. Doch wie bestellt und nicht abgeholt? So sollte sich dein neuer Kollege an seinem ersten Arbeitstag nicht fühlen.

Vereinbare eine konkrete Uhrzeit für den Arbeitsbeginn, nimm dir genügend Zeit für die Begrüßung und Vorstellung im Team. Bereite erste Aufgaben vor und sorge für die notwendige Unterstützung.

Onboarding-Fehler 3: Unklare Aufgaben und Ziele

Gerade zu Beginn eines neuen Jobs sind klar formulierte, leistbare Aufgaben und Zieldefinitionen wichtig. Bereite den Einsatz entsprechend vor. Stelle notwendige Arbeitsmittel, Informationen und Kontakte bereit. Kommuniziere deutlich, was du erwartest und wer bei Problemen helfen kann.

Onboarding-Fehler 4: Fehlende Rückmeldung zur Einarbeitung

Regelmäßige Rückmeldung ist für ein erfolgreiches Onboarding sehr wichtig. Nach einer Woche solltest du möglichst schon ein erstes Feedback-Gespräch führen. Plane dafür Zeit ein und gehe strukturiert vor. Ziehe eine erste Bilanz, bespreche die ersten Tage, zeige Anerkennung und kläre, wie es weitergeht.

• Was lief gut?
• Wo hakte es?
• Wo fühlte sich dein neuer Mitarbeiter unsicher?
• Wie gut funktioniert die Kommunikation?
• Was könnt ihr für die weitere Einarbeitung verbessern?

Onboarding-Fehler 5: Funkstille am Ende der Probezeit

Nicht nur in der Einarbeitungsphase kann es an Rückmeldung mangeln. Häufig fehlt auch eine Absprache zum Ende der Probezeit. Daraus können Unsicherheit und schlimmstenfalls erneuter Wechselwille entstehen.

Eigen- und Fremdwahrnehmung gehen manchmal weit auseinander. Sprich daher am Ende der Probezeit klar aus, wie es weitergeht. Im Idealfall organisierst du ein kurzes Meeting und gehst dabei folgende Punkte durch:

• Überprüfe alle erzielten Arbeitsergebnisse.
• Leg fest, welche Prioritäten und Kernkompetenzen wichtig sind.
• Mach eine Soll-Ist-Analyse und entscheide, ob Maßnahmen bei Abweichungen notwendig sind.
• Wie läuft die Zusammenarbeit im Team?
• Gib ehrliches Feedback und zeige erneut deine Wertschätzung.
• Waren für deinen neuen Mitarbeiter Erwartungen und Aufgaben klar und verständlich?
• Möchtest du die Person weiterhin im Team haben oder endet hier das Arbeitsverhältnis?

Onboarding im Homeoffice

Hybride Arbeitsmodelle bringen es mit sich, dass immer häufiger große Teile des Onboarding-Prozesses digital erfolgen. Auch hier ist eine gute Kommunikation entscheidend für den Erfolg.

Wichtige Voraussetzungen für digitales Onboarding sind:

• Kommunikationstools und technische Ausstattung
• Geregelter fachlicher Austausch mit klaren Zielen
• Raum für informelle virtuelle Begegnungen mit Kollegen und Vorgesetzten

1. Vorbereitungen für den Job-Start im Homeoffice

Damit ein reibungsloser Start gelingt, solltest du als Personalverantwortlicher nach der Jobzusage den Ablauf der digitalen Mitarbeitereinführung genau planen und vorbereiten.

Sorge dafür, dass dein neuer Mitarbeiter die benötigte technische Ausstattung pünktlich zum Arbeitsbeginn erhält. Besprich mit ihm, wie genau der digitale Onboarding-Prozess ablaufen wird.

Gut ausgestattet und mit einer genauen Vorstellung, was ihn erwartet, kann dein Mitarbeiter motiviert und mit Vorfreude starten. Unsicherheit und Frustration gleich zu Arbeitsbeginn, z. B. durch technische Probleme, werden vermieden.

2. Ein herzliches Willkommen – auch digital

Führe auch beim digitalen Onboarding dein neues Teammitglied angemessen ein. Das Kennenlernen des Teams sollte zu Beginn im Vordergrund stehen, z. B. per Video-Call. Schaffe zudem ausreichend Raum für einen ersten persönlichen Austausch mit den engsten Kollegen und Ansprechpartnern.

3. Die erste Woche im neuen Job

Neu im Job gibt es viel zu lernen. Im Homeoffice kannst du den Kollegen jedoch nicht einfach über die Schulter schauen.

Bereite daher die Einarbeitung und die hierfür benötigten Informationen gut vor. Stelle wichtige Daten und Unterlagen zusammen. Formuliere deutlich, welche Erwartungen bestehen und sorge für die notwendigen Kontakte.

Mit klaren Zieldefinitionen und kurzen Feedback-Schleifen hast du die Fortschritte auch bei der digitalen Zusammenarbeit im Homeoffice im Blick und kannst schnell notwendige Hilfestellung anbieten.

Als Ergänzung zum persönlichen Kontakt mit den Fachansprechpartnern unterstützen digitale Onboarding-Angebote dabei, sich mit Lernprogrammen, Schulungsvideos oder Quizaufgaben in den Job und die Firmenkultur einzufinden.

So kann dein neuer Kollege auch im Homeoffice selbstständig starten und sich von Beginn an produktiv einbringen.

Gutes Onboarding: wertvolle Investition in Loyalität und langfristigen Erfolg

Gut gemachtes Onboarding ist mehr als eine freundliche Geste gegenüber neuen Mitarbeitern. Der Zeitaufwand und die Energie, die du in die Vorbereitung und Durchführung einer gründlichen Einarbeitung investierst, zahlen sich durch höhere Mitarbeiterbindung, mehr Motivation, bessere Produktivität und eine insgesamt stärkere Unternehmenskultur mehrfach aus.

Gerade in Zeiten von Arbeits- und Fachkräftemangel ist ein gutes Onboarding daher unverzichtbar.

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