03.11.2023
Zeit ist ein knappes Gut, sie produktiv zu nutzen, eine wahre Kunst. Im Arbeitsalltag ebenso wie im Privatleben lauern zahlreiche Ablenkungen. Schnell leiden Effizienz und Effektivität, du fühlst dich überfordert. Hier lohnt es sich, innezuhalten. Frage dich: Was ist gerade wirklich wichtig?
Die meisten Menschen tun sich schwer damit, den Unterschied zwischen einer dringlichen und einer wichtigen Aufgabe zu erkennen. Hierin liegt eine Hauptursache für fehlendes Zeitmanagement. Eine andere ist ineffizientes, nicht fokussiertes Arbeiten an der gerade aktuellen Aufgabe.
Vor allem das weitverbreitete Multitasking ist oftmals ein „Zeitkiller“. E-Mails, Chat-Nachrichten und Anrufe unterbrechen ständig unsere Konzentration. Das wiederholte Beginnen einer komplexen Arbeit kostet jedoch viel Zeit.
Die Vielzahl an Aufgaben, Informationen und Ablenkungen im modernen Berufsalltag lassen uns auch leicht die Übersicht verlieren, welche Aufgabe gerade oberste Priorität hat.
Fehlkalkulationen und Überstunden sind die Folge. Dies hat wiederum negative Auswirkungen auf das Privatleben. Die Familie beklagt sich über ständige Abwesenheit. Es fehlt die Zeit für sich selbst, für ungetrübte Muße, Erholung, Hobbys und Freunde.
Strukturierte Planung und effiziente, konsequente Umsetzung werden dich im Beruf erfolgreicher und im Leben glücklicher machen. Doch wie fängst du an?
Wenn du dein Zeitmanagement aktiv verbessern möchtest, führe doch mal ein Tagebuch über deinen Arbeitsalltag. So findest du leicht heraus, wo Optimierungsbedarf besteht.
Neben dem richtigen Zeitmanagement und der zugrundeliegenden Entscheidung, ob Aufgaben wichtig und dringlich sind, ist einer der wichtigsten Grundzüge „Nein“ sagen zu können.
Je nach Position, die du im Unternehmen hast, musst du außerdem lernen, Aufgaben zu delegieren. Wenn dir hierzu das Vertrauen fehlt, hinterfrage warum:
Im ersten Fall gilt es, die geforderten Kompetenzen bei deinen Mitarbeitern aufzubauen. Sind diese vorhanden, liegt es an dir zu lernen, Verantwortung abzugeben und zu vertrauen.
Es gibt verschiedene Methoden, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren und alle Arbeiten unter einen Hut zu bekommen.
Drei dieser Methoden möchten wir dir kurz vorstellen. Probiere aus, was für dich hilfreich ist. Betrachte die Methoden nicht nur separat. Überlege auch, ob du sie für dich sinnvoll miteinander kombinieren kannst.
Benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower, nutzt diese Methode die Dimensionen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“.
Hierzu werden Aufgaben in verschiedene Quadranten eingeteilt.
Bei der ABC-Methode unterteilst du die zu erledigenden Aufgaben in die drei Kategorien A, B und C.
Mit der ALPEN-Methode kannst du einen strukturierten Tagesplan erstellen, der dich bei der effizienten Erledigung deiner Arbeit unterstützt. Der Name dieser Methode leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der notwendigen Arbeitsschritte ab.
In vielen Berufen nimmt die Bearbeitung von E-Mails einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Das Thema ist ein Dauerbrenner. Hierzu noch ein paar spezielle Tipps, damit der sich ständig nachfüllende Posteingang nicht dein Zeitmanagement torpediert:
Du glaubst gar nicht, wie viel Zeit und Produktivität flöten geht, wenn du ständig mit einem Auge auf den Posteingang schaust.
Dabei ist es so einfach: Schließe zwischendurch dein Mail-Programm und schalte den Benachrichtigungston ab. Gewöhne dir an, E-Mails regelmäßig nur noch zu fest definierten Zeiten zu checken. Je nach Notwendigkeit kann das einmal alle halbe Stunde, einmal die Stunde, alle zwei Stunden oder sogar nur ein- oder zweimal am Tag sein.
Ausufernde E-Mails fressen Zeit, sowohl beim Absender als auch beim Empfänger. Das Schreiben einer episch langen Nachricht braucht eine Weile. Gleichzeitig verlangt sie vom Empfänger eine lange Aufmerksamkeitsspanne.
Doch nicht nur ausufernde Mails fressen Zeit. Das Gleiche gilt für zu knappe Nachrichten, in denen wesentliche Informationen fehlen. Sie erfordern Nachfragen oder führen zu Missverständnissen.
Nimm dir daher vor dem Absenden die Zeit, deine E-Mails noch mal durchzulesen. Versetze dich in dein Gegenüber und überlege, ob alle wesentlichen Informationen verständlich und logisch strukturiert enthalten sind.
Das bekannte Sprichwort gilt auch für den Umgang mit E-Mails. Unzureichendes E-Mail-Management bedeutet, ständig neu suchen und doch nicht finden. Oder du musst einzelne Nachrichten fünfmal anfassen, bis sie endgültig bearbeitet sind. So machst du dir die Arbeit unnötig schwer.
Nutze fest definierte Zeiten und bearbeite die eingelaufenen E-Mails dann konsequent. Verwende zudem Hilfsmittel wie Suchindex, Ordnerstrukturen bzw. Labels oder intelligente Ordner.
Das Schreiben von E-Mails bietet viele Vorteile: Diese asynchrone Kommunikationsform erfordert nicht die unmittelbare Anwesenheit des Gegenübers, sie erreicht ihn in aller Regel dennoch kurzfristig. Beim Verfassen der Nachricht bleibt dir mehr Zeit für das Feilen an der richtigen Formulierung als im direkten Gespräch. Zudem ist alles schön dokumentiert.
Dennoch ist die E-Mail nicht immer der optimale Kommunikationskanal. Überlege daher, bevor du dich auf die Tastatur stürzt, ob ein anderes Medium vielleicht zielführender ist.
Komplexere Sachverhalte lassen sich anschaulicher und verständlicher in einem externen Dokument kommunizieren als in einer ellenlangen E-Mail.
Sowohl für kurzfristige Absprachen als auch für vielschichtige Entscheidungen ist das Telefonat, der Video-Call oder das persönliche Gespräch oftmals zielführender.
Effizienz und Effektivität im Arbeitsalltag sind wichtige Erfolgsfaktoren für die eigene Karriere. Überdies steigern sie deine persönliche Zufriedenheit.
Lerne, Aufgaben zu priorisieren, indem du Wichtigkeit und Dringlichkeit richtig einordnest. Vermeide außerdem übertriebenes Multitasking und arbeite deine Aufgaben fokussiert nacheinander ab.
Wie so oft sind gute Vorsätze und eine solide Planung nur die halbe Miete. Setze sie anschließend auch konsequent um und lass dich nicht ablenken.
Weitere Infos zum Thema
Effektiv arbeiten im Homeoffice
Kickstart yourself: Motivation im Beruf steigern
Du möchtest dein gutes Zeitmanagement in einen neuen Job einbringen? Bei uns findest du viele interessante Stellenangebote, bei denen diese Fähigkeit gefragt ist.