Wer im Büro arbeitet kennt sie nur zu gut: die tägliche Flut an E-Mails. In zahlreichen Berufen nimmt die elektronische Kommunikation viel Aufmerksamkeit und Arbeitszeit in Anspruch. Oftmals ist dies nicht nur nervend, sondern auch wenig produktiv. Lerne in diesem Beitrag, wie du mit einem Inbox Zero-Konzept dem E-Mail-Wahnsinn mit einfachen Mitteln entgegentretest.
Das Inbox Zero-Konzept ist grundsätzlich nicht neu. Es wurde bereits 2007 vom Blogger Merlin Mann vorgestellt. Die Idee dahinter: Durch konsequentes Bearbeiten und Verschieben von E-Mails sollte der Posteingang stets leer sein. Unter anderem sollte dies verhindern, dass bei vielen eingehenden E-Mails etwas übersehen wird.
Seitdem ist die Zahl der E-Mails, die wir täglich empfangen, nochmals drastisch gestiegen. Umso sinnvoller erscheint es, sich einen zielstrebigen Umgang mit E-Mails anzueignen. Die Praxis sieht jedoch meist anders aus.
Allzu oft wandert der Blick ins überquellende Postfach. Nicht nur neue, sondern auch bereits gelesene Mails werden erneut kurz überflogen. Neu ankommende E-Mails poppen dank Mail-Benachrichtigung im Minutentakt rechts am Bildschirmrand auf und reißen uns fortlaufend aus der Konzentration. Kein Wunder, dass so die Arbeitsleistung sinkt und wir in Zeitdruck und Stress geraten.
Provokant gefragt: Wie oft gehst du zum Briefkasten? Ein bis zweimal am Tag oder alle 2 Minuten?
Halte es mit dem Abrufen deiner E-Mails genauso. Schalte die Mail-Benachrichtigung ab und checke deinen Posteingang nur sporadisch - je nach Notwendigkeit einmal die Stunde oder auch nur zweimal täglich. Die restliche Zeit kannst du dann konzentriert arbeiten, ohne ständige Ablenkung.
Wenn du dies künftig im Umgang mit deinen E-Mails (ein Stück weit) beherzigst, bist du schon einen großen ersten Schritt gegangen, der dich entlastet und viel Zeit für Produktivität freisetzen wird. Doch nun zum eigentlichen Inbox Zero-Konzept:
Hilfreich für ein Inbox Zero-Konzept ist es, z.B. folgende vier Ordner anzulegen:
Beim Durchschauen der neuen E-Mails beantworte dir folgende drei Fragen:
Auf Basis dieser Fragen entscheidest du, ob du die E-Mail sofort löschst oder weiterbearbeitest.
Viele der eintreffenden E-Mails sind für dich schlicht irrelevant. Werbemails, wenig relevante Newsletter, Rundmails ohne Bezug zu deinen Projekten: Diese E-Mails solltest du konsequent löschen, auch wenn dir das am Anfang vielleicht schwerfällt.
In uns allen steckt ein wenig „Jäger und Sammler“. Daher behalten wir auch erstmal gerne alles. Unnötige E-Mails verstopfen jedoch deinen Posteingang und rauben deine Aufmerksamkeit. Dies gilt insbesondere, wenn du sie dann Tag für Tag jedes Mal erneut anschaust und überlegst, ob du die Mail nicht löschen kannst. Tue es!
Bist du tatsächlich der richtige Adressat und kannst du die E-Mail adäquat beantworten bzw. die notwendigen Handlungen einleiten? Falls nicht, überlege, wer der richtige Ansprechpartner im Unternehmen ist und leite die Anfrage an diesen weiter.
Sofern du im Vorgang grundsätzlich involviert bist (z.B. als Projektverantwortlicher), verschiebst du die E-Mail anschließend in den Ordner „Delegierte E-Mails“. Dann kannst du zu einem späteren Zeitpunkt prüfen, ob alles erledigt wurde. Wenn sich die Sache für dich erledigt hat, lösche die E-Mail oder archiviere sie.
Wenn die Beantwortung bzw. Bearbeitung einer E-Mail weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, kümmere dich gleich darum. Anschließend ist die Sache erledigt, die E-Mail wandert entsprechend ins Archiv, in den „Antwort erwartet“-Ordner oder in den Papierkorb.
Die letzte Kategorie von E-Mails sind Anfragen, die dich zwar betreffen und die du persönlich bearbeiten musst, die aber mehr Zeit in Anspruch nehmen. Plane für die Bearbeitung dieser E-Mails feste Zeiten ein, z.B. indem du dir eine Aufgabe in deinem Kalender anlegst.
Anschließend kannst du die E-Mail vom Posteingang in den Ordner „Zu bearbeitende E-Mails“ verschieben und deinen Posteingang davon entlasten. Auch diese E-Mails nehmen dann nicht mehr deine Aufmerksamkeit beim Mail-Abruf in Anspruch. Da die Bearbeitung aber als Aufgabe terminiert ist, wird sie auch nicht übersehen.