Ratgeber: Inbox Zero – mehr Zeit, weniger Stress

Wer im Büro arbeitet kennt sie nur zu gut: die tägliche Flut an E-Mails. In zahlreichen Berufen nimmt die elektronische Kommunikation viel Aufmerksamkeit und Arbeitszeit in Anspruch. Oftmals ist dies nicht nur nervend, sondern auch wenig produktiv. Lernen Sie in diesem Beitrag, wie Sie mit einem Inbox Zero-Konzept dem E-Mail-Wahnsinn mit einfachen Mitteln entgegentreten.

Das Inbox Zero-Konzept ist grundsätzlich nicht neu. Es wurde bereits 2007 vom Blogger Merlin Mann vorgestellt. Die Idee dahinter: Durch konsequentes Bearbeiten und Verschieben von E-Mails sollte der Posteingang stets leer sein. Unter anderem sollte dies verhindern, dass bei vielen eingehenden E-Mails etwas übersehen wird.

Theorie und Praxis

Seitdem ist die Zahl der E-Mails, die wir täglich empfangen, nochmals drastisch gestiegen. Umso sinnvoller erscheint es, sich einen zielstrebigen Umgang mit E-Mails anzueignen. Die Praxis sieht jedoch meist anders aus.

Allzu oft wandert der Blick ins überquellende Postfach. Nicht nur neue, sondern auch bereits gelesene Mails werden erneut kurz überflogen. Neu ankommende E-Mails poppen dank Mail-Benachrichtigung im Minutentakt rechts am Bildschirmrand auf und reißen uns fortlaufend aus der Konzentration. Kein Wunder, dass so die Arbeitsleistung sinkt und wir in Zeitdruck und Stress geraten.

Weniger ist mehr: feste Zeiten für den E-Mail-Check einplanen

Provokant gefragt: Wie oft gehen Sie zum Briefkasten? Ein bis zweimal am Tag oder alle 2 Minuten?

Halten Sie es mit dem Abrufen Ihrer E-Mails genauso. Schalten Sie die Mail-Benachrichtigung ab und checken Sie Ihren Posteingang nur sporadisch - je nach Notwendigkeit einmal die Stunde oder auch nur zweimal täglich. Die restliche Zeit können Sie dann konzentriert arbeiten, ohne ständige Ablenkung.

Wenn Sie dies künftig im Umgang mit Ihren E-Mails (ein Stück weit) beherzigen, sind Sie schon einen großen ersten Schritt gegangen, der Sie entlastet und viel Zeit für Produktivität freisetzen wird. Doch nun zum eigentlichen Inbox Zero-Konzept:

Effektiver Umgang mit E-Mails

Hilfreich für ein Inbox Zero-Konzept ist es, z.B. folgende vier Ordner anzulegen:

1. Zu bearbeitende E-Mails
2. Antwort erwartet
3. Delegierte E-Mails
4. Archivierte E-Mails

Beim Durchschauen der neuen E-Mails beantworten Sie für sich dann folgende drei Fragen:

1. Ist diese E-Mail für mich von Bedeutung?
2. Wenn ja, welche Reaktion/Handlung wird von mir erwartet?
3. Was bedeutet dies für den Umgang mit der E-Mail

Auf Basis dieser Fragen entscheiden Sie, ob Sie die E-Mail sofort löschen oder weiterbearbeiten.

1. E-Mails löschen:

Viele der eintreffenden E-Mails sind für Sie schlicht irrelevant. Werbemails, wenig relevante Newsletter, Rundmails ohne Bezug zu Ihren Projekten:  Diese E-Mails sollten Sie konsequent löschen, auch wenn Ihnen das am Anfang vielleicht schwerfällt.

In uns allen steckt ein wenig „Jäger und Sammler“. Daher behalten wir auch erstmal gerne alles. Unnötige E-Mails verstopfen jedoch Ihren Posteingang und rauben Ihre Aufmerksamkeit. Dies gilt insbesondere, wenn Sie sie dann Tag für Tag jedes Mal erneut anschauen und überlegen, ob sie die Mail nicht löschen können. Tun Sie’s!

2. E-Mails delegieren:

Sind Sie tatsächliche der richtige Adressat und können Sie die E-Mail adäquat beantworten bzw. die notwendigen Handlungen einleiten? Falls nicht, überlegen Sie, wer der richtige Ansprechpartner im Unternehmen ist und leiten Sie die Anfrage an diesen weiter.

Sofern Sie im Vorgang grundsätzlich involviert sind (z.B. als Projektverantwortlicher), verschieben Sie die E-Mail anschließend in den Ordner „Delegierte E-Mails“. Dann können Sie zu einem späteren Zeitpunkt prüfen, ob alles erledigt wurde. Wenn sich die Sache für Sie erledigt hat, löschen Sie die E-Mail oder archivieren Sie sie.

3. E-Mails direkt bearbeiten

Wenn die Beantwortung bzw. Bearbeitung einer E-Mail weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, kümmern Sie sich gleich darum. Anschließend ist die Sache erledigt, die E-Mail wandert entsprechend ins Archiv, in den „Antwort erwartet“-Ordner oder in den Papierkorb.

4. Bearbeitung verschieben

Die letzte Kategorie von E-Mails sind Anfragen, die Sie zwar betreffen und die Sie persönlich bearbeiten müssen, die aber mehr Zeit in Anspruch nehmen. Planen Sie für die Bearbeitung dieser E-Mails feste Zeiten ein, z.B. indem Sie sich eine Aufgabe in Ihrem Kalender anlegen.

Anschließend können Sie die E-Mail vom Posteingang in den Ordner „Zu bearbeitende E-Mails“ verschieben und Ihren Posteingang davon entlasten. Auch diese E-Mails nehmen dann nicht mehr Ihre Aufmerksamkeit beim Mail-Abruf in Anspruch. Da die Bearbeitung aber als Aufgabe terminiert ist, wird sie auch nicht übersehen.