Onboarding im Homeoffice
Onboarding, das Einarbeitung neuer Mitarbeiter, ist schon zu normalen Zeiten eine wichtige Aufgabe. Die Einschränkungen, die Corona und das Arbeiten im Homeoffice mit sich bringen, stellen nochmal zusätzliche Anforderungen. Hier ein paar Gedanken zum digitalen Onboarding.
Wesentlich für ein erfolgreiches Onboarding ist eine gute Kommunikation. Dies gilt über alle Phasen des Einarbeitungsprozesses hinweg.
Erfolgt das Onboarding weitgehend digital, müssen die passenden Kommunikationstools bereitstehen.
Zudem fallen oftmals sich automatisch ergebende Gesprächsanlässe im Büro weg. Die kurze Begegnung auf dem Flur, in der Teeküche oder beim gemeinsamen Mittagessen gibt es hier erstmal nicht.
Gerade der regelmäßige Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten ist während der Einarbeitungsphase jedoch von zentraler Bedeutung. Daher müssen beim digitalen Onboarding ganz bewusst Kommunikationszeiten geplant und Raum sowohl für fachlichen als auch für informellen, zwischenmenschlichen Austausch geschaffen werden.
Voraussetzungen für einen erfolgreichen digitalen Onboarding-Prozess:
- Kommunikationstools und technische Ausstattung
- Geregelter fachlicher Austausch mit klaren Zielen
- Raum für informelle virtuelle Begegnungen mit Kollegen und Vorgesetzten
1. Start in den neuen Job im Homeoffice
Damit ein reibungsloser Start gelingt, sollten Sie als Personalverantwortlicher nach der Jobzusage den Ablauf der digitalen Mitarbeitereinführung genau planen und vorbereiten. Sorgen Sie dafür, dass ihr neuer Mitarbeiter die benötigte technische Ausstattung pünktlich zum Arbeitsbeginn erhält. Besprechen Sie mit ihm, wie genau der digitale Onboarding-Prozess ablaufen wird.
Gut ausgestattet und mit einer genauen Vorstellung, was ihn erwartet, kann ihr Mitarbeiter motiviert und mit Vorfreude starten. Unsicherheit und Frustration gleich zu Arbeitsbeginn, z.B. durch technische Probleme, werden so vermieden.
2. Ein herzliches Willkommen bereiten – auch digital
Heißen Sie auch beim digitalen Onboarding ihr neues Teammitglied herzlich Willkommen. Das Kennenlernen des Teams sollte zu Beginn im Vordergrund stehen – auch wenn dies derzeit nur per Video-Call oder Telefon möglich ist. Schaffen Sie zudem ausreichend Raum für einen ersten persönlichen Austausch mit den engsten Kollegen und Ansprechpartnern.
Die ersten inhaltlichen Arbeitsaufträge sollten ebenfalls gut vorbereitet und eindeutig definiert sein. Dann kann Ihr neuer Kollege auch im Homeoffice selbstständig starten und sich von Beginn an produktiv miteinbringen.
3. Die erste Woche im neuen Job
Onboarding bedeutet in der ersten Woche meist eine steile Lernkurve. Im Homeoffice kann man den Kollegen jedoch nicht einfach über die Schulter schauen.
Bereiten Sie daher die Einarbeitung und die hierfür benötigten Informationen gut vor. Stellen Sie wichtige Daten und Fakten sowie gegebenenfalls benötigtes Schulungsmaterial und Checklisten zusammen. Formulieren Sie deutlich, welche Ziele und Erwartungen bestehen. Sorgen Sie für die notwendigen Kontakte, die Ihr Neuzugang für die Bewältigung seiner ersten Aufgaben braucht.
4. Wichtig: Das Feedback nach der ersten Woche
Ein ausführliches Feedback-Gespräch am Ende der ersten Woche ist Pflicht. Natürlich sind hierbei die ersten fachlichen Themen zu besprechen. Ebenso wichtig ist derzeit jedoch eine kritische Betrachtung des digitalen Onboarding-Prozesses selbst.
- Was lief gut?
- Wo hakte es?
- Wo fühlte sich ihr neuer Mitarbeiter unsicher?
- Wie gut funktionierte die digitale Kommunikation?
- Was können Sie für die weitere Einarbeitung verbessern?
5. Der erste Monat im neuen Job und darüber hinaus
Nach dem ersten Monat wird sich Ihr neuer Mitarbeiter meist schon gut in sein Team, seine Aufgaben und in die internen Abläufe eingefunden haben. Dennoch sollten sie nach ein paar Wochen erneut bewusst ein gemeinsames Resümee ziehen.
So können sie die Prozesse weiter verbessern und ggf. auch die nächsten Entwicklungsschritte planen. Zudem kann der „Neue“ mit seinem frischen Blick auf die Dinge oftmals wertvolle Anregungen zur Optimierung Ihrer digitalen Arbeitsorganisation geben.
