E-Mail als Zeitfresser
Die E-Mail ist heutzutage oftmals das Kommunikationsmittel der Wahl. Gerade in den typischen Bürojobs nimmt die Bearbeitung des Posteingangs einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Das Thema ist ein Dauerbrenner: Hier ein paar Tipps, damit E-Mails für Sie nicht zum Zeitfresser werden.
Tipp 1: Benachrichtigungston abschalten und Mails kontrolliert abrufen
Sie glauben gar nicht, wieviel Zeit und vor allem Produktivität Ihnen flöten geht, wenn Sie ständig mit einem Auge auf den Posteingang schauen. Wenn Sie dies vermeiden, können Sie Ihren Arbeitsalltag enorm entspannen und gewinnen viel Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben.
Zugegeben - kaum jemand schafft es, dabei ist es so einfach: Schalten Sie den Benachrichtigungston Ihres Mail-Programms ab. Und gewöhnen Sie sich an, Ihre E-Mails regelmäßig nur noch zu fest definierten Zeiten zu checken, je nach Notwendigkeit einmal alle halbe Stunde, einmal die Stunde, alle zwei Stunden oder sogar nur ein oder zweimal am Tag.
Tipp 2: So kurz wie möglich, so lang wie nötig
Ausufernde Mails fressen Zeit, sowohl beim Absender und als auch beim Empfänger. Wenn Sie episch lange Nachrichten verfassen, benötigen Sie hierfür Zeit. Gleichzeitig verlangen Sie vom Empfänger eine lange Aufmerksamkeitsspanne, bis er diese Nachricht gelesen und den Inhalt für sich selbst strukturiert und verstanden hat.
Beschränken Sie sich daher auf die wesentlichen Informationen. Nutzen Sie Gliederungselemente wie Absätze, Nummerierungen und Aufzählungen, um der inhaltlichen Struktur auch optischen Ausdruck zu geben. Es hat sich ebenfalls bewährt, für unterschiedliche Themen mehrere kürzere Mails zu schreiben, anstatt alles in eine lange Buchstabenwüste zu packen.
Doch nicht nur ausufernde Mails fressen Zeit. Auch zu kurze Nachrichten, die nicht alle wesentlichen Informationen enthalten, nehmen die Arbeitszeit von Ihnen und Ihrem Gegenüber unnötig in Anspruch. Sie provozieren Nachfragen oder führen zu Missverständnissen. Nehmen Sie sich daher vor dem Absenden die Zeit, Ihre E-Mail nochmal durchzulesen. Versetzen Sie sich dabei in Ihr Gegenüber hinein. Überlegen Sie, ob alle wesentlichen Informationen verständlich und logisch strukturiert enthalten sind.
Tipp 3: Ordnung ist das halbe Leben
Das bekannte Sprichwort gilt auch für den Umgang mit E-Mails. Unzureichendes E-Mail-Management droht ebenfalls zu einem honorablen Zeitfresser zu werden. Wenn Sie ständig neu suchen und doch nicht finden oder wenn Sie Mails fünfmal anfassen und lesen bis sie endgültig bearbeitet sind, machen Sie sich Ihr Leben unnötig schwer.
Nutzen Sie fest definierte Zeiten und bearbeiten Sie die eingelaufenen Mails dann konsequent. Verwenden Sie zudem Hilfsmittel wie Suchindex, Ordnerstrukturen oder intelligente Ordner, um das Ablegen und Wiederfinden von Informationen einfach und zeitsparend zu ermöglichen.
Tipp 4: E-Mail ist toll – aber nicht immer das Mittel der Wahl
Das Schreiben von E-Mails bietet viele Vorteile: Diese asynchrone Kommunikationsform erfordert nicht die unmittelbare Anwesenheit des Gegenübers, erreicht ihn in aller Regel dennoch kurzfristig. Beim Verfassen der Nachricht haben Sie mehr Zeit, sich über Ihre Formulierungen Gedanken zu machen. Zudem ist alles schön dokumentiert.
Dennoch ist die E-Mail nicht immer der optimale Kommunikationskanal. Überlegen Sie daher bevor Sie sich auf die Tastatur stürzen, ob nicht z.B. ein persönliches Gespräch oder andere Kommunikationsmittel geeigneter wären.
Komplexere Sachverhalte lassen sich häufig anschaulicher und verständlicher in einem externen Dokument kommunizieren als in einer ellenlangen E-Mail. Sowohl für kurzfristige Absprachen als auch für vielschichtige Entscheidungen ist oftmals das Telefonat oder das persönliche Gespräch zielführender.
