Austrittsmanagement: Tipps zum Offboarding

Checkliste Offboarding - Ausstiegsmanagement

Scheiden tut weh: Wenn einem Mitarbeiter kündigt wird, stellt dies für den Betroffenen in der Regel einen schmerzlichen Einschnitt dar. Auch den Arbeitgeber stellt der Austritt von Mitarbeitern vor Herausforderungen. Strukturiertes Offboarding, zu deutsch Austrittsmanagement genannt, kann die negativen Folgen abmildern. Dies gilt nicht nur für den Mitarbeiter, das Unternehmen kann hiervon ebenfalls profitieren.

Onboarding, die optimale Eingliederung neuer Mitarbeiter, ist in der Personalwirtschaft ein viel diskutiertes Thema. Die gezielte Begleitung des Austritts, wird hingegen oft vernachlässigt. Für den Mitarbeiter ist jedoch der letzte Eindruck sehr entscheidend. Wird die Entlassung als Enttäuschung empfunden oder erfolgt sie sogar im Streit, nimmt er ein schlechtes Bild vom Unternehmen mit. Dieses wird er gegebenenfalls weitervermitteln.

Vorteile eines zielgerichteten, strukturierten Offboardings

Mit einem strukturierten Offboarding-Prozess können Sie die Trennung im Guten fördern, den reibungslosen Übergang der Aufgaben im Betrieb sicherstellen und auch dem scheidenden Mitarbeiter neue Perspektiven eröffnen.

  • Eine strukturierte Vorgehensweise erleichtert den organisatorisch und rechtlich sicheren Austritt.
  • Dokumentation und Wissenstransfer sind von großer wirtschaftlicher Bedeutung, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. Gelingt eine Trennung im Guten, wird er mit mehr Verständnis und Motivation hierbei mithelfen.
  • Kommunikation ist entscheidend: Die Gründe sollten geklärt und erklärt werden. Nur so wird der scheidende Mitarbeiter den Schritt verstehen und kann daraus für sich etwas lernen.
  • Ein offener Austausch kann zudem auch Schwächen im Unternehmen aufzeigen und helfen künftige Personalfluktuation zu verringern.
  • Erfolgt das Ausscheiden des Mitarbeiters konfliktbelastet, kann eine offen Kommunikation sowie ggf. Hilfestellung für einen Neustart juristische Auseinandersetzungen vermeiden.
  • Auch ehemalige Mitarbeiter sind Markenbotschafter: Wenn ein positiver Eindruck bestehen bleibt, sind sie dies im positiven Sinne. 

Checkliste: Maßnahmen beim Offboarding

Ein strukturierter Offboarding-Prozess hilft unnötige Kosten und Rechtstreitigkeiten zu vermeiden. Es sind sowohl organisatorische als auch emotionale und juristische Aspekte zu bedenken. Hier ein kurzer Überblick über die notwendigen Schritte:

Administration

  • Schriftliche Kündigung und Kündigungsbestätigung durch den Arbeitnehmer
  • Berechnung des letzten Arbeitstages, Ausgleich von Urlaubsansprüchen ggf. finanziellen Ansprüchen
  • Erstellen von Arbeitszeugnis, Bestätigungen und Referenzen
  • Rückgabe und Quittierung von Arbeitsmitteln (z.B. Dienst-Handy, Laptop, Firmenwagen etc.)
  • Übergabe von Schlüsseln, Key-Cards etc.
  • Sperrung bzw. Löschung von IT-Zugängen/Accounts direkt nach dem Ausscheiden
  • Vertragliche Regelung von Aspekten zum Datenschutz, Konkurrenzschutz, Geheimhaltungspflichten etc., sofern dies nicht bereits im Arbeitsvertrag erfolgte.

Organisation

  • Dokumentation und Wissenstransfer sicherstellen und organisieren
  • Nachfolge bzw. Übernahme der Aufgaben organisieren
  • Umleiten/Weiterleiten von E-Mail, Telefon etc.
  • Anpassung der Außendarstellung des Unternehmens (Website, Broschüren, Organigramm etc.)

Kommunikation

  • Information und Einbindung der direkten Kollegen
  • Interne Kommunikation im Unternehmen und mit Kunden/Geschäftspartnern, künftige Ansprechpartner benennen
  • Letztes Mitarbeitergespräch bzw. Austrittsinterview führen
  • Orientierungs- oder Outplacement-Beratung anbieten
  • Verabschiedung oder Abschiedsevent organisieren

Fazit und weitere Anregungen für das Offboarding

Scheiden tut weh? Sie sollten dies möglichst vermeiden, wenn Sie sich von Mitarbeitern trennen. Ein strukturierter Offboarding-Prozess, der die Belange der Mitarbeiter berücksichtigt, ist jedem Unternehmen zu empfehlen.

Gelungenes Offboarding hilft unnötige Kosten, Behinderungen im Geschäftsalltag und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Es entlässt Ihre Mitarbeiter mit einem guten Gefühl – oder zumindest mit Verständnis für die Entscheidung. Es hält Türen offen für eine mögliche zukünftige Zusammenarbeit und es kann auch im Unternehmen selbst neue Impulse für Personalmanagement und Personalführung geben.

Wie weit Ihre Bemühungen im Offboarding gehen können, ist natürlich abhängig vom Einzelfall. Sie können vom sauber organisierten Austritt bis hin zum Outplacement und dauerhaftem Networking reichen. So sendet ein amerikanisches Internetunternehmen seinen ehemaligen Mitarbeitern einen handschriftlichen Brief mit Präsent nach Hause. Es bedankt sich für ihre Arbeit und wünscht für die Zukunft weiterhin alles gut. Eine solche Aktion bleibt natürlich im Kopf, demonstriert Wertschätzung und fördert eine positive Einstellung zum ehemaligen Arbeitgeber.

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