6 Angewohnheiten, die Sie unproduktiv machen

Am Ende des Tages mal wieder nicht alles geschafft? Wo ist nur die Zeit geblieben und was wurde heute überhaupt produktiv im Büro erledigt? Oftmals sind es die vielen kleinen täglichen Angewohnheiten, die sich unbemerkt einschleichen und uns von der eigentlichen Arbeit abhalten. Hier sechs typische Problemfelder, die mehr Produktivität im Wege stehen und wie wir sie meistern können.

1. E-Mail: notorischer Blick auf den Posteingang und schwammige Kommunikation

Der Umgang mit E-Mails ist bei vielen der Produktivitätskiller Nr. 1. Ständig haben wir ein Auge auf den elektronischen Posteingang. Ein fokussiertes Arbeiten an Aufgaben wird so unmöglich.

Unproduktiv ist oftmals auch unser Umgang mit den E-Mails selbst. Im Betreff wird nicht klar, worum es sich handelt und was zu tun ist. „Mailketten“ durch ständiges Antworten und Weiterleiten entstehen, bei denen der Inhalt der einzelnen Nachricht nachher gar nichts mehr mit dem Thema im Betreff zu tun hat.

Die Lösung: E-Mail-Benachrichtigung ausschalten und das Checken des Posteingangs als feste Aufgabe nur turnusmäßig durchführen. Dies kann einmal die Stunde erfolgen, oder, wenn es Ihre Stellung erlaubt, gerne auch noch seltener, z.B. nur 2-3 Mal am Tag.

Im Betreff Ihrer E-Mail sollten Sie sofort deutlich machen, worum es geht und was Sie vom Anderen erwarten. Idealerweise erhält der Betreff bereits eine klare Handlungsaufforderung, z.B. „Agenda Team-Meeting, Rückmeldung erbeten bis Mittwoch“.

Und auch wenn es bequem ist einfach immer wieder den Antworten-Button zu klicken: Neues Thema, neue Mail, neuer Betreff! Damit sofort klar ist, um was es in der Mail tatsächlich geht. Außerdem erspart dies allen Beteiligten später mühsames Suchen im Mailpostfach.

2. Ständige Ablenkung durch Social Media, Telefon und Chats

Die modernen Medien eröffnen uns eine Vielzahl von Kommunikationswegen. Antworten werden in kürzester Zeit gegeben und erwartet. Aus dem Nichts entstehen ausufernde Diskussionen und allzu gerne lassen wir uns davon auch einfach nur so ablenken.

Wenn Sie effektiv und fokussiert an wichtigen Aufgaben arbeiten möchten, können Sie nicht immer im Konversationsmodus sein. Gönnen Sie sich produktive Pausen von der Erreichbarkeit.

3. Ohne Plan: Verzicht auf priorisierte Aufgabenlisten und Zieldefinitionen

Meist haben wir mittel- und langfristige Projekte bzw. Ziele, die Schritt für Schritt umgesetzt werden müssen. Hinzu kommen täglich wiederkehrende Aufgaben. Wenn Sie dies strukturiert angehen, bekommen Sie die notwendigen Dinge viel besser geregelt.

Für die mittel- und langfristigen Ziel empfiehlt es sich, konkrete Zieldefinitionen schriftlich festzuhalten: Was soll bis wann erreicht werden?

Für die Tagesplanung sind ToDo-Listen eine sehr wirkungsvolle und bewehrte Methode. Hier fließen sowohl Ihre täglich wiederkehrenden Aufgaben als auch die notwendigen Schritte zur Umsetzung langfristiger Projekte mit ein.

Wenn Sie möchten, können Sie natürlich noch einen Schritt weiter gehen und sich detaillierte Tagespläne erstellen. Diese können z.B. so aussehen:

08:30 – 09:00: E-Mails und Anfragen bearbeiten

09:00 – 10:00: Aufgaben Projekt A bearbeiten

10:00 – 10:15: Kaffeepause, Austausch mit Kollegen in der Abteilung

10:15 – 11:45: Aufgaben Projekt A weiter bearbeiten

11:45 – 12:00: Pause, Austausch mit Kollegen aus der Nachbarabteilung

12:00 – 12:30: Telefontermine

12:30 – 12:50: Nachbereitung Telefontermine

12:50 – 13:00: E-Mails und Social Media Anfragen bearbeiten

13:00 – 14:00: Mittagessen und Pause mit Spaziergang im Freien

14:00 – 14:30: Team-Meeting Projekt A

14:30 – 14:45: E-Mails und Anfragen bearbeiten

14:45 – 16:45: Aufgaben Projekt B bearbeiten

16:45 – 17:00: Pause, Austausch mit Kollegen in der Abteilung

17:00 – 17:30: Aufgabenliste für nächsten Tag zusammenstellen; monatliche Aufgaben und Projektplanung aktualisieren

4. Verzicht auf ungestörte Arbeitszeiten und fokussiertes Arbeiten

Nicht nur durch Chats und Social Media drohen Ablenkungen. Auch der Arbeitsalltag im Büro bietet jede Menge Zerstreuungspotenzial. Wer jedoch nie ganz bei der Sache ist, wird sich schwertun, seine Aufgaben gut und konzentriert zu erledigen.

Fordern Sie Zeiten für ein ungestörtes Arbeiten ein. Machen Sie dann z.B. die Tür zu Ihrem Büro zu. Wenn Sie im Großraumbüro arbeiten, vereinbaren Sie feste „Stillezeiten“ oder nutzen Sie z.B. „Bitte jetzt nicht stören“-Aufsteller.

Ungestört bekommen Sie deutlich mehr in kürzerer Zeit erledigt. Und der anschließende Bürotratsch lässt sich nach getaner Arbeit viel entspannter genießen, ohne dass Stress entsteht.

5. Meetings, Meetings, Meetings

Unorganisierte, ausufernde oder überflüssige Meetings sind ebenfalls Gift für die Produktivität. Daher sollte gelten: Kein Meeting ohne Agenda, am besten ergänzt durch eine klare Zielsetzung.

In aller Regel sollten Meetings nicht nur straff organisiert, sondern auch straff durchgeführt werden. Es gibt sicherlich Themen, die sich nur in längeren Workshops erarbeiten lassen. Das übliche Projektmeeting sollte jedoch innerhalb einer halben Stunde oder maximal einer Stunde vorüber sein.

Wenn bereits die Agenda darauf hindeutet, dass dies nicht möglich ist, überlegen Sie, wo Sie straffen oder kürzen können. Geht dies nicht, ist oftmals eine Aufteilung in mehrere themenfokussierte Termine sinnvoller.

6. Verzicht auf Pausen und regelmäßige Auszeiten

Gerade bei anspruchsvollen oder kreativen Tätigkeiten sind regelmäßige kurze Pausen über den Tag verteilt unerlässlich. Kaum jemand kann acht oder zehn Stunden fokussiert am Stück arbeiten. Achten Sie bewusst darauf Pausen zu machen. Sie schöpfen neue Kraft und können anschließend viel konzentrierter ans Werk gehen.

Genauso wichtig wie die kleinen Pausen über den Tag ist es, regelmäßig gedanklichen Abstand vom Job zu gewinnen. Wer niemals wirklich abschaltet, schadet nicht nur seiner Gesundheit, auch seine Leistungsfähigkeit im Beruf wird darunter leiden.

Hier können Hobbies sehr hilfreich sein: zum Beispiel der Mittwochabend beim Training im Sportverein, die ehrenamtliche Tätigkeit in einem ganz anderen Bereich oder auch die gemeinsame Zeit am Wochenende mit der Familie.