Urlaubsvertretung richtig planen

In den meisten Bundesländern haben die großen Ferien begonnen und viele Arbeitnehmer freuen sich auf ihren Jahresurlaub. Der Betrieb in der Firma geht aber in der Regel weiter. Mit einer gut vorbreiteten Urlaubsvertretung fährst du beruhigt in die Ferien und kannst deinen Urlaub richtig genießen. Wir geben ein paar Tipps.

In vielen Positionen scheint man nicht so leicht abkömmlich. Projekte laufen weiter, Kunden müssen betreut werden und aktuelle Entwicklung fordern ein schnelles Handeln. Nicht selten fahren Mitarbeiter in verantwortlichen Positionen dann mit einem unguten Gefühl in den Urlaub, sorgen auch dort für ständige Erreichbarkeit, können nicht richtig abschalten und müssen im schlimmsten Fall ihren Urlaub abbrechen. Oder – nicht gerade kollegial – sie hinterlassen ihren Kollegen erheblichen Mehraufwand und stellen ihr Improvisationstalent unnötig auf die Probe. Das ist nicht gerade Fairplay. Und oftmals wartet am Urlaubsende dann ein Riesenberg an unerledigten Aufgaben und ggf. neuen Problemen. Die erzielte Erholung ist in Nullkommanichts zunichtemacht.

Gute Vorbereitung und Übergabe an die Urlaubsvertretung

Das muss nicht sein. Eine ordentliche Vorbereitung im Vorfeld vermeidet Irritationen und sorgt dafür, dass auch während deiner Abwesenheit alles gut weiterläuft.

Überlege vor deiner Abreise – und zwar am besten nicht auf den letzten Drücker – was unbedingt während deiner Abwesenheit erledigt werden muss und was warten kann. Informiere dann deine Kunden bzw. Geschäftspartner frühzeitig über deine Abwesenheit und bespreche mit ihnen das weitere Vorgehen. So kann schon in der Projektplanung dein Urlaub berücksichtigt und in vielen Fällen Komplikationen und unnötiger Stress vermieden werden.

Für Aufgaben, die nicht warten können, ist ein gutes Briefing deiner Urlaubsvertretung unerlässlich. Stelle wichtige Dokumente und Kontaktdaten zusammen. Wiederkehrende Arbeiten lassen sich unter Umständen mit Checklisten übersichtlich strukturieren.

Anschließend gehe mit deiner Urlaubsvertretung die Aufgaben in Ruhe durch. So erleichterst du ihre Arbeit und du selbst kannst mit ruhigem Gewissen den Urlaub antreten.

Wo möglich, bedenke auch schon bei der Übergabe mögliche Abweichungen oder Probleme und gebe deiner Vertretung Lösungsmöglichkeiten an die Hand. Wer ist der Ansprechpartner falls Lieferengpässe entstehen, die EDV streikt oder eine Eskalation notwendig wird? Und wer kann sich um die notwendigsten Aufgaben kümmern, falls in deiner Abwesenheit deine Urlaubsvertretung ausfallen sollte?

Sind alle notwendigen Unterlagen zusammengestellt und deine Urlaubsvertretung gut vorbereitet, kann es losgehen. Bevor du am letzten Tag das Büro verlässt, denke unbedingt noch daran, eine Abwesenheitsbenachrichtigung für E-Mail und Telefon zu aktivieren. Kunden und Interessenten erfahren so, an wen sie sich in dringenden Fällen wenden oder wann sie mit deiner Antwort rechnen können. Auch dies vermeidet Irritationen und zusätzlichen Aufwand für deine Kollegen.

Alles erledigt? Nun kannst du beruhigt in den Urlaub fahren und die schönsten Tage des Jahres ungestört genießen. In diesem Sinne: Wir wünschen dir einen schönen Urlaub!