Jobprofil: Bürokraft / Kaufmännische Fachkraft (m/w/d)

Jobprofil Bürokraft, kaufmännische Fachkraft

Als Bürokraft, auch als kaufmännische Fachkraft bezeichnet, übernimmst du vielfältige Bürotätigkeiten. Du unterstützt damit verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens und bist in unterschiedliche Arbeitsabläufe involviert. Die genauen Tätigkeiten können je nach Einsatzbereich sehr unterschiedlich ausfallen.

Obwohl für die Ausübung dieses Berufs keine spezielle Ausbildung vorgeschrieben ist, sind kaufmännische Fertigkeiten von großer Wichtigkeit. Wenn du dich über Assistenztätigkeiten hinaus weiterentwickeln möchtest, kannst du zudem über eine kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf oder berufsbegleitende Weiterbildungsmöglichkeiten nachdenken.

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Aufgaben und Funktionen einer kaufmännischen Fachkraft

Als Bürokraft bzw. kaufmännische Fachkraft unterstützt du Referenten und Management in ihrer Arbeit und erledigst selbstständig klassische Büroaufgaben wie etwa Büroorganisation, Terminabwicklung, Sachbearbeitung oder Korrespondenz.

Du sorgst für einen geordneten Tagesablauf im Büro. Du kümmerst dich um die Korrespondenz mit Kunden und Mitarbeitern, die Vergabe und Einhaltung von Terminen sowie die Verwaltung von Daten. Der Aufgabenbereich ist durchaus umfangreich und vielfältig. Während kaufmännische Fachkräfte in manchen Unternehmen hauptsächlich für einen bestimmten Tätigkeitsschwerpunkt verantwortlich sind, können sie in einem anderen Betrieb mehrere Aufgaben in einer Person vereinen.

Bei der Außendarstellung eines Unternehmens spielen Bürokräfte oftmals eine wichtige Rolle. Du nimmst Telefongespräche von Kunden an und leitest sie an die zuständige Person oder die betreffende Abteilung weiter. Auch die Terminplanung kann einer Bürokraft obliegen. Du nimmst Terminwünsche entgegen und berücksichtigst dabei Terminänderungen sowie Urlaubs- und Krankheitsausfälle der Kollegen.

Zudem kann auch die Postbearbeitung zu deinen Aufgaben als kaufmännische Fachkraft gehören. Du öffnest die Briefe und verteilst sie entsprechend, du schreibst Briefe nach Diktat und frankierst die ausgehende Post.

Ein anderes Einsatzfeld ist die Datenerfassung. Als Bürokraft bist du hier mit der (meist) elektronischen Dateneingabe betraut, damit diese später ausgewertet werden können. Auch die kontinuierliche Pflege der Daten und ihre übersichtliche Verwaltung kann zu deinen Aufgaben gehören, ebenso wie die Ablage von Akten und anderen Aufzeichnungen sowie die Bestellung von Büromaterial.

Einsatzgebiete einer Bürokraft

Kaufmännische Fachkräfte werden in Unternehmen in allen Wirtschaftszweigen benötigt. Auch in der öffentlichen Verwaltung sind zahlreiche Bürokräfte beschäftigt. Du kannst in den unterschiedlichsten Abteilungen arbeiten. Dein Arbeitsplatz kann beispielsweise in der Telefonzentrale, im Einkauf oder im Vertrieb angesiedelt sein, ebenso wie in der Auftragsbearbeitung oder im Sekretariat des mittleren Managements.

Persönliche Kompetenzen und fachliche Voraussetzungen

Eine spezielle schulische oder berufliche Ausbildung ist für die Ausübung des Berufs der kaufmännischen Fachkraft nicht nötig. Mit einer kaufmännischen Ausbildung verfügst du jedoch über eine gute Grundlage für die auszuführenden Tätigkeiten und eröffnest dir Aufstiegschancen.

Mögliche Zugangsberufe sind beispielsweise:

- Kommunikationsassistent/-in

- Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

- Kaufmann/-frau für Büromanagement

- Fremdsprachensekretärin

- PC-Fachkraft

Je besser die zugrunde liegende Ausbildung ist, desto mehr und anspruchsvollere Aufgaben kannst du als Bürokraft übernehmen.

Neben kaufmännischen Grundkenntnissen sind heute meist auch Computerkenntnisse sowie praktische Erfahrungen im Umgang mit einer Telefonanlage sowie der Bedienung von verschiedenen Bürogeräten, wie Drucker und Kopierer, gefragt. Die Einarbeitung erfolgt in der Regel direkt am Arbeitsplatz.

Auch Quereinsteiger können in diesem Beruf Fuß fassen. Wenn du eine Anstellung als Bürokraft anstrebst, solltest du belastbar und zuverlässig sein. Besonders wichtig sind ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine hohe Kommunikationsfähigkeit. Viele Aufgaben müssen selbstständig ausgeführt werden und du musst dich auch an Veränderungen und neue Arbeitsabläufe anpassen können.

In Wort und Schrift solltest du zudem gute Deutschkenntnisse besitzen und freundlich und teamfähig sein.

Weiterbildungsmöglichkeiten und Perspektiven für Bürokräfte

Bürokräfte können sich auf verschiedene Arten weiterbilden und hierdurch in ihrem Beruf immer anspruchsvollere Aufgaben mit Verantwortung übernehmen.

Mögliche kaufmännische Weiterbildungen sind der Fachwirt für Büro- und Projektorganisation sowie der Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement. Besonders ambitionierte kaufmännische Fachkräfte haben auch die Möglichkeit, sich über ein betriebswirtschaftliches Studium neue Perspektiven zu verschaffen. Zudem haben erfahrene Bürokräfte gute Chancen, sich beispielsweise mit einem Büro-Service erfolgreich selbstständig zu machen.

Verdienstmöglichkeiten einer kaufmännischen Fachkraft

So vielfältig wie die Aufgaben und Einsatzorte sind, so unterschiedlich kann auch das Gehalt ausfallen. Was du als Bürokraft verdienst, ist abhängig von deinem Arbeitsort, der Branche, der dein Arbeitgeber angehört, und deiner Erfahrung. Auch die Bedeutung, Art und Verantwortung der dir übertragenen Aufgaben spielen bei der Höhe des Gehalts eine Rolle.

Je länger eine kaufmännische Fachkraft in einem Betrieb arbeitet, desto mehr Gehalt wird sie in der Regel verdienen. Mit guten Vorkenntnissen, einer abgeschlossenen Ausbildung oder entsprechenden Weiterbildungen kann der Verdienst gesteigert werden. Während in einigen Bundesländern und Branchen die Gehälter rund 2.200 EUR brutto betragen, können die Brutto-Gehälter in anderen Bundesländern und Branchen bei über 3.000 EUR liegen. (Stand 06/2022)

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