Ratgeber: Videokonferenzen effektiv nutzen

Videokonferenzen haben sich seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im beruflichen Alltag etabliert. Sie bieten viele Vorteile, doch nicht jede Videokonferenz ist effektiv und zielführend. Nicht alle Mitarbeiter mögen es gleichermaßen, sich mit ihren Kollegen oder Kunden per Videochat auszutauschen. Hier ein paar Tipps für Ihr nächstes Onlinemeeting.

Welche Vorteile bringen Videokonferenzen?

Videokonferenzen machen unsere Arbeit flexibler. Sie eignen sich dazu, Ressourcen zu schonen und sind schnell organisiert.

Covid 19 zwingt uns dazu, Abstand zu halten. Über Videokonferenzen können wir uns dennoch mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten unkompliziert austauschen. Im Gegensatz zum Telefonat vermittelt die visuelle Übertragung einen persönlicheren Bezug. Gegenüber dem klassischen Meeting vor Ort entfällt die Vorbereitung eines geeigneten Raumes sowie gegebenenfalls An- und Abreise. Videokonferenzen sind daher ein sehr interessantes Medium – auch unabhängig von Corona. Mobiles Arbeiten sowie die Tätigkeit im Homeoffice werden durch sie erleichtert oder sogar erst möglich.

Wenn die Teilnehmer zustimmen, lässt sich das virtuelle Meeting sogar mit einem Klick aufzeichnen. Besprochenen Themen und Ergebnisse sind später deutlich besser nachvollziehbar.

Damit Videokonferenzen Ihnen die genannten Vorteile tatsächlich bieten, müssen sie jedoch effektiv gestaltet werden. Sonst kann schnell Frust aufkommen und das virtuelle Get-Together wird von den Teilnehmern eher als störend denn als nützlich empfunden.

Aus welchen Gründen Arbeitnehmer Videokonferenzen ablehnen

Bevor wir uns anschauen, wie Sie Videokonferenzen effektiv nutzen, blicken wir darauf, aus welchen Gründen sie von manchen Arbeitnehmern nicht angenommen werden. Daraus lässt sich gut ableiten, wie Sie Ihre Onlinemeetings besser machen können.

Die Teilnahme an Video-Konferenzen war für die meisten Menschen zunächst ungewohnt. Bevor Covid 19 unseren Berufsalltag verändert hat, mussten sich die wenigsten Mitarbeiter damit auseinandersetzen. Videokonferenzen bedeuten also eine Veränderung im Arbeitsablauf. Hieran müssen wir uns erst einmal gewöhnen.

Oft ist es auch die Technik, die Arbeitnehmern die Teilnahme an Videokonferenzen verleidet. Die Internetverbindung bricht ständig ab, das Mikrofon funktioniert nicht oder die anderen Teilnehmer sind nicht zu hören: Das nervt und bringt das eigentliche Gespräch nicht voran.

Onlinemeetings sind meist nur zielführend, wenn eine Struktur dahintersteht. Sind keine Zielsetzung und Führung gegeben, mutieren Konferenzen via Zoom und Co. leicht zu ungeordneten Zusammenkünften, die nach der angesetzten Zeit ohne greifbare Ergebnisse zu Ende gehen.

Gute Vorbereitung ist alles

Zunächst einmal sollte jeder Teilnehmer über eine für Videokonferenzen geeignete Technik verfügen. Neben einer stabilen Internetverbindung sind eine geeignete Kamera, ein gutes Mikrofon und gegebenenfalls Kopfhörer beziehungsweise Headset nötig.

Auch die Umgebung, in der Sie Ihre Videokonferenzen führen, sollte geeignet sein. Wählen Sie einen Ort aus, der während des Videogespräches einen neutralen Hintergrund bietet. Achten Sie auf eine gute Beleuchtung, damit die anderen Teilnehmer Sie gut erkennen können. Und sorgen Sie bestmöglich für Ruhe. Laute Hintergrundgeräusche sind meist sehr störend.

Wenn Sie von zu Hause aus an dem Meeting teilnehmen, tragen Sie dennoch eine angemessene berufstaugliche Kleidung. Informieren Sie die Mitglieder Ihres Haushalts über die anstehende Videokonferenz und bitten Sie darum, Sie nicht zu stören.

Mit einer guten Vorbereitung können Sie anschließend konzentriert arbeiten. Sie müssen sich während des Gesprächs nicht mit technischen Unzulänglichkeiten und Störungen auseinandersetzen.

Ein strukturiertes Meeting führt zu guten Ergebnissen

Die Teilnehmer sind optimal auf die Videokonferenz vorbereitet. Nun gilt es, das Meeting selbst so strukturiert wie möglich zu gestalten.

Sehr hilfreich kann hierbei ein fester Zeit- und Themenplan sein. Manchmal ist auch der Einsatz digitaler Timer-Tools sinnvoll. Diese erleichtern es, zeitliche Vorgaben einzuhalten und bieten den Beteiligten Orientierung.

Wenn möglich, sollte jemand als Moderator fungieren und durch das Meeting führen. Dies gilt vor allem, wenn mehrere Personen der Videokonferenz beiwohnen. Wortmeldungen bekommen so Struktur. Die Teilnehmer fallen sich nicht unbeabsichtigt gegenseitig ins Wort. Durch den zeitlichen Versatz bei der Onlineübertragung kommt dies leider häufig vor.

Ist die Video-Konferenz gut strukturiert, können in kurzer Zeit alle Themen zielführend abgehandelt werden.

Checkliste für erfolgreiche Videokonferenzen

• Sie sind Organisator/Moderator: Es gibt eine Agenda einen Zeitplan. Sie haben die Teilnehmer ggf. vorab hierüber informiert.
• Als Teilnehmer sind Sie mit den Themen auf der Agenda vertraut und haben sich inhaltlich vorbereitet.
• Prüfen Sie möglichst vor Beginn schon die technischen Voraussetzungen für die Videokonferenz:
  • Mikrofon und Kamera funktionieren? Nutzen Sie ggf. ein Headset um Hintergrundgeräusche oder Rückkopplungen zu vermeiden.
  • Wenn Sie mit Ihrem Computer teilnehmen, schließen Sie nicht benötigte Programme. Diese können Sie unnötig ablenken und zu Performance-Problemen während der Videokonferenz führen.
  • Sofern Sie Charts und Dokumente präsentieren, öffnen Sie diese bereits vorab. So haben Sie sie gleich im Zugriff.
• Sie können ungestört teilnehmen, ggf. schließen Sie Ihren Raum ab oder machen einen Aushang, dass Sie nicht gestört werden möchten.
• Sie tragen dem Anlass entsprechend angemessene Kleidung.
• Sie kennen die Zugangsdaten und sind pünktlich
• Wenn ein Moderator das Meeting leitet, geben Sie ihm den benötigten Raum. Warten Sie z.B. mit Wortbeiträgen, bis Sie an der Reihe sind.
• Schalten Sie Ihr Mikrofon aus zwischen Ihren Wortbeiträgen, um unnötige Störgeräusche zu reduzieren.
• Sprechen Sie langsam, laut und deutlich. Dies gilt insbesondere, wenn die Verbindung nicht bei jedem Teilnehmer optimal ist.
• Sprechen Sie Teilnehmer mit Namen an. Wenn mehrere Personen im Call sind, sollte klar sein, an wenn sich ihr Wortbeitrag richtet bzw. von wem Sie eine Auskunft wünschen.
• Blicken Sie bewusst in die Kamera. Dies wirkt offener, aufmerksamer und bringt dem Gegenüber Wertschätzung entgegen. Im persönlichen Gespräch schauen wir uns auch direkt an.
• Vermeiden Sie Multitasking und schalten Sie Handy, Messenger etc. stumm. Wenn während des Meetings ihr Handy klingelt, ständige Signaltöne hereinkommende Nachrichten ankündigen oder Sie sogar E-Mails bearbeiten, ist dies nicht nur unhöflich, Sie werden auch nicht konstruktiv mitarbeiten können.
• Halten Sie abschließend wichtige Ergebnisse Fertigen Sie ggf. eine Gesprächsnotiz oder ein Protokoll an.
• Verabschieden Sie sich von den anderen Teilnehmern und vereinbaren Sie ggf. einen Folgetermin.